Применение современной системы работы с документами в Николаевском городском совете

С целью повышения эффективности и прозрачности работы Николаевского городского совета и его исполнительных органов, улучшения предоставления услуг для жителей города в начале 2017 года было принято решение о переводе в электронный формат системы документооборота и процедуры обработки нормативно-правовых актов Николаевского городского совета.

Об этом сообщает Отдел информационного обеспечения городского совета.

В начале 2017 года рабочая группа провела ряд встреч с разработчиками 4 различных программных продуктов: системы электронного делопроизводства, внедренной в Администрации Президента Украины, электронного документооборота компании «IQusion», внедренной в Кабинете Министров Украины, системы электронного документооборота с функциями менеджмента для органов местной и государственной власти «SX-Government» компании Soft Xpansion International, системы АСКОД ПАО Центр компьютерных технологий «Инфо-Плюс». Проводились консультации с другими разработчиками подобных систем.

По результатам изучения предложений было принято решение о целесообразности использования системы «АСКОД», как наиболее соответствующей требованиям автоматизации делопроизводства городского совета.

Продукт, представленный «Инфо-Плюс», а именно система АСКОД, предназначен для автоматизации процессов делопроизводства, служебного, хозяйственного и управленческого документооборота, для организации коллективной работы с документами с использованием безбумажных технологий и обеспечения электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи.

С применением СЭД АСКОД внедрены проекты в Киевской городской государственной администрации и городском совете, Волынской, Полтавской, Херсонской областях, городах Луцк и Мариуполь, в Национальном Банке Украины, Вооруженных Силах Украины и др.

АСКОД позволяет автоматизировать процессы делопроизводства, бумажного и электронного документооборота, обеспечивает оперативный доступ к документам, контроль исполнительской дисциплины, коммуникацию между структурными подразделениями, дает возможность собирать статистическую и аналитическую информацию.

Летом 2017 года Николаевский городской совет заключил с ПАО "Центр компьютерных технологий «Инфо-Плюс» соглашение о сотрудничестве по настройке системы электронного документооборота и предоставлении услуг по подписке на систему. Опыт работы компании в области информационных технологий составляет более 20 лет. Для оптимизации расходов и экономии средств была выбрана модель использования системы электронного документооборота по методологии SaaS.

До начала 2018 года АСКОД использовался параллельно с существующим программным обеспечением. Со 2 января нового года исполком городского совета начал полноценно работать с автоматизированной системой контроля и организации делопроизводства «АСКОД». За этот период сектор приема, учета и организации работы с документами зарегистрировал 1619 документов, отдел обращений граждан - 1250, отдел контроля - 58. К программе подключены все  распорядители средств Николаевского городского совета.

Специалисты городского совета в рабочем режиме проводят семинары и Skype-конференции для ответственных лиц мэрии и структурных подразделений городского совета - главных распорядителей средств.

На днях представители рабочей группы по внедрению АСКОД посетили Херсонскую областную государственную администрацию с целью ознакомления с практическими аспектами функционирования системы электронного документооборота, которая работает в течение 1,5 лет. Опыт наших коллег будет использован для дальнейшего налаживания эффективной работы, учитывая специфику документооборота органов местного самоуправления. Достигнута договоренность о направлении сотрудников Николаевского городского совета в Херсонскую облгосадминистрацию для обмена опытом применения АСКОД в практической работе.

8 февраля в Николаевском городском совете прошла видео-конференция с городским советом Мариуполя, как наиболее активным пользователем системы данного программного обеспечения. Специалисты отдела стандартизации и внедрения электронного управления, а также департамента обеспечения деятельности исполнительных органов городского совета (канцелярия, отдел обращений граждан) обменялись опытом работы в системе АСКОД.

Полноценный переход на электронный формат системы документооборота и процедуры обработки нормативно-правовых актов требует значительных ресурсов. При этом в процессе работы возник ряд типичных проблем, как организационных, вызванных человеческим фактором, так и технических, в связи с устаревшим техническим оборудованием.

Работа по налаживанию функционирования системы АСКОД в городском совете продолжается, позиция руководства мэрии является последовательной и неизменной: электронный документооборот - это инструмент, который заставит должностных лиц работать, четко соблюдая сроки и определенные правила.